|
|
|
FAQ
VRAGEN OVER DE RECHTHEBBENDEN
Ik ben vergeten in te tekenen, mag ik nog dossiers opsturen?
Basisprincipe bij gebruik van het vormingsbudget is dat je vooraf moet intekenen. Niet intekenen betekent afstand doen van het bedrag dat aan uw organisatie werd toegekend. Het bedrag van de organisaties die niet intekenen, wordt immers verder verdeeld over de anderen.
Toch staan wij toe dat je nog dossiers indient. Deze zullen echter pas verwerkt worden nadat alle dossiers van de organisaties die wel tijdig intekenden zijn afgewerkt en er zicht is op eventuele niet opgevraagde bedragen. Het is dus niet zeker of je nog een terugbetaling zal ontvangen.
Vergeet zeker niet je intekenfomulier samen met de dossiers op te sturen. Geen intekenformulier, betekent geen verwerking.
|
Ik heb geen brief of informatie gekregen, mag ik nog intekenen en dossiers opsturen?
VIVO stuurt steeds naar alle rechthebbende organisaties een brief waarin hun budget vermeld wordt. Deze brief wordt naar de maatschappelijke zetel en ter attentie van de directie opgestuurd. Om te bepalen of een organisatie recht heeft op de middelen baseren wij ons op de RSZ lijsten.
Meen je toch recht te hebben op deze middelen, neem dan contact op. Hou hiervoor je RSZ nummer bij de hand. Wij kijken dan na of de brief verloren gegaan is of er zich een ander probleem stelt.
|
Moet de opleidingsverstrekker erkend zijn?
Er worden geen voorwaarden gesteld naar de opleidingsverstrekkers toe. Je mag dus opleidingen volgen bij elke opleidingsverstrekker naar uw keuze.
Let op! Voor de sector van de revalidatiecentra wordt hierop een uitzondering gemaakt. Enkel opleidingen gevolgd bij SIG vzw, VAD vzw, Interactie-academie vzw en Autisme Centraal komen voor terugbetaling in aanmerking.
|
VRAGEN OVER DE OPMAAK EN DE INDIENING VAN DE DOSSIERS
Wat is een inrichtende macht?
|
De macht die instellingen opricht en financiert, of initiatieven neemt. Een inrichtende macht kan openbaar of privaatrechtelijk zijn.
|
Handtekening Syndicale delegatie nodig?
|
Ja. Op het voorblad per organisatie uit de bundel verwachten wij naast de handtekening van de directie ook de handtekening van de syndicale delegatie of werknemersvertegenwoordiging.
|
Wij hebben geen ondernemingsraad, syndicale delegatie?
|
Indien er geen ondernemingsraad, syndicale delegatie of werknemersvertegenwoordiging is, volstaat de handtekening van de directie.
|
Mogen de dossiers doorgefaxt worden?
|
Dossiers moeten ingediend worden per post. De postdatum telt als indiendingsdatum. Enkel het intekenformulier mag per fax doorgestuurd worden.
|
Wat is het verschil tussen mogelijkheid 1 (opleidingen voor de eigen werknemers) en mogelijkheid 2 (deelname van de werknemers aan een externe opleidingsdag)?
Mogelijkheid 1 zijn opleidingen die enkel en alleen georganiseerd worden voor werknemers uit je eigen organisatie. Een externe lesgever komt deze cursus geven. Meestal gaan deze opleidingen door in de lokalen van je organisatie zelf.
Bij de deelname van werknemers aan een externe opleiding of studiedag, neemt je werknemer deel aan een cursus waaraan ook personen van andere organisaties deelnemen. Deze opleidingen vinden vaak buitenshuis plaats.
|
Ik heb de opleidingsinhoud/folder niet meer? Wat doe ik?
|
Als je de oorspronkelijke folder van een opleiding of aankondiging van een studiedag met het programma niet meer hebt, mag je altijd zelf een kort faqje maken waarin je weergeeft welke thema’s in de cursus, op de studiedag aan bod kwamen.
|
Mogen we na 15 september nog dossiers van het eerste deel van het jaar opsturen?
|
Ja, dit mag. We werken met twee verschillende data om een vlottere opvolging en snellere terugbetaling mogelijk te maken. Dossiers die ingediend worden na 15 september worden wel pas mee verwerkt met de 2de indieningsronde van 15 maart van het volgende kalenderjaar.
|
Waarom moet ik vooraf intekenen?
Het vormingsbudget wordt op basis van het aantal voltijds equivalenten verdeeld over alle verschillende organisaties van uw sector. Door het intekenen weten wij welke organisaties het hun toegekende budget wensen te gebruiken. Niet alle organisaties wensen immers van deze middelen gebruik te maken. De budgetten van de organisaties die niet intekenen worden herverdeeld over de organisaties die wel intekenden. Zo wordt het beschikbaar bedrag van de organisaties die het vormingsbudget wel wensen te gebruiken verhoogd en worden de beschikbare budgetten maximaal gebruikt.
Dus: niet intekenen wil zeggen afstand doen van de aan uw organisatie toegekende enveloppe.
|
VRAGEN OVER DE TERUGBETALING
Welke betalingsbewijzen moet ik opsturen?
|
De factuur van de opleidingsverstrekker en het bewijs dat de factuur betaald werd.
|
Wat is een geldig betalingsbewijs?
|
Een rekeningsafschrift van de bank of de factuur met een betalingsstempel/handtekening van de boekhouding. Enkel de factuur van de opleidingsverstrekker is niet voldoende.
|
Wat indien ik geen factuur heb?
|
Als je geen factuur kreeg en de opleiding cash betaalde, verwachten wij een bewijs uit het kasboek of een handgeschreven ontvangstbewijs. Een rekeningafschrift waarop duidelijk af te lezen is dat de storting gebeurde aan de opleidingsverstrekker is ook ok.
|
Worden overnachtingen en/of vliegtickets van ons personeel ook terugbetaald?
|
Neen, enkel de zuivere opleidingskost komt voor terugbetaling in aanmerking. D.w.z. het inschrijvingsgeld voor de cursus of studienamiddag en de kosten voor het aankopen van de cursus of een handboek.
|
De lesgever komt uit het buitenland? Welke kosten kan ik terugvragen?
|
De effectieve kost van de opleiding wordt gefinancierd. |
Wat als de maaltijd/lunch niet apart gefactureerd is?
Als deze niet afzonderlijk gefactureerd is, kunnen noch jullie noch wij deze kost in vermindering brengen.
Let wel: doordat voor de revalidatiecentra slechts de opleidingen van een beperkt aantal opleidingsverstrekkers in aanmerking komen, kennen wij hier wel de kostprijs van maaltijd. De opleidingsverstrekkers geven ons de forfaitaire kostprijs hiervan vooraf op.
|
Kan ik boven mijn budget/enveloppe indienen?
|
Je kan boven je enveloppe indienen maar hebt dan geen enkele garantie dat je een terugbetaling zal ontvangen van de bedragen die je enveloppe overstijgen.
|
Wanneer worden we betaald?
We geven de organisaties de mogelijkheid hun dossiers op twee verschillende momenten in te dienen om een snellere terugbetaling mogelijk te maken.
Na 15 september en 15 maart starten wij zo snel mogelijk, sector per sector, met de verwerking van de dossiers. Organisaties van wie de dossiers niet helemaal in orde zijn, krijgen nog een kans om aanvullingen te doen. Op het moment dat alle dossiers van alle organisaties uit een bepaalde sector verwerkt zijn, kunnen wij de uitbetaling regelen.
Wij proberen alles binnen een tijdsspanne van 3 maanden afgewerkt te krijgen, maar deze verwerking vraagt heel wat tijd, zeker voor de grote sectoren.
Als jullie er mee voor zorgen dat de dossiers volledig in orde zijn als wij ze ontvangen, helpt dat een snelle verwerking zeker vooruit.
|
Waarom krijg ik niet de volledig aangevraagde som uitbetaald?
Indien u uw aangevraagde bedrag niet hebt ontvangen kan je mailen met je vraag: opleidingen@vivosocialprofit.org
Veelal betreft het volgende situaties:
1. uw budget is overschreden
2. BTW komt niet in aanmerking voor terugbetaling
3. Het dossier is onvolledig en u heeft ons geen bijkomende info toegestuurd nadat wij u dit vroegen
|
Waarom is mijn dossier afgekeurd?
Krijgen we een overzicht van de dossiers die betaald werden?
|
Wij vragen dat elke organisatie zijn eigen budget beheerd.
|
VRAGEN OVER HET DEELNEMERSPROFIEL
Waar moet ik functie x, y, … plaatsen in de categorieën van het deelnemersprofiel?
|
Indien de categorieën van het deelnemersprofiel niet overeenstemmen met de functies die gangbaar zijn in uw organisatie, vragen wij je de functie in te delen bij de categorie die het meest aansluit bij de jobinhoud van de betrokken werknemer.
|
Vul ik het deelnemersprofiel in per opleiding of voor alle opleidingen samen?
|
Het deelnemersprofiel moet ingevuld worden per opleiding. |
Welke deelnemers vul ik in bij deelnemersprofiel?
|
In het deelnemersprofiel vul je enkel de gegevens in van de deelnemers aan de opleiding waarvoor je terugbetaling vraagt. Deze gegevens hebben wij nodig om de Vlaamse Overheid een duidelijk beeld te geven van hoeveel en welke werknemers van de middelen die zij ter beschikking stellen kunnen genieten.
|
VRAGEN OVER HET SECTORAAL AANBOD
Kunnen werknemers uit andere sectoren ook inschrijven op het sectoraal aanbod?
|
Dit kan niet. De middelen waarmee de opleidingen betaald worden zijn immers sectorgebonden. De cursussen zijn ook specifiek afgestemd op de noden en vragen vanuit de betrokken sectoren.
|
Waarom kunnen mensen uit andere sectoren dan niet betalen om toch deel te kunnen nemen?
|
Vandaag is de vraag groter dan het aanbod en kunnen de aangeboden cursussen niet opengesteld worden voor anderen.
|
Hoe gebeurt de betaling voor deelname aan het sectoraal aanbod?
Werknemers uit de sociale werkplaatsen kunnen gratis aan de opleidingen deelnemen. De sociale partners van de sector hebben ervoor gekozen de middelen voor hun sector enkel te besteden aan dit sectoraal aanbod. De opleidingskosten worden gefinancierd via de middelen voor opleidingsondersteuning van VIVO en met bijkomende middelen van het Vormingsfonds.
Voor de beschutte werkplaatsen is een andere regel van toepassing. De sociale partners van deze sector laten de organisaties toe hetzij deel te nemen aan het sectoraal aanbod, hetzij dossiers voor terugbetaling in te dienen. Het inschrijvingsgeld voor de werknemer(s) die deelnemen aan het sectoraal aanbod wordt afgetrokken van het toegekend bedrag. Wanneer je het budget overschrijdt door inschrijvingen op het sectoraal aanbod, kan je hiervoor bijbetalen. Wij maken een factuur op na afloop van de opleiding.
|
Kan ik nog inschrijven indien de inschrijvingsdatum verstreken is?
We werken met een inschrijvingsdatum om de planning van de cursussen voor het hele jaar op voorhand vast te kunnen leggen. Vaak is de vraag ook zo groot, dat we alle organisaties een gelijke kans willen geven op toekenning van de cursus. Het principe ‘wie eerst komt, eerst maalt’ wensen we niet toe te passen.
Je kan altijd nog na de inschrijvingsdatum inschrijven. Als er nog plaatsen beschikbaar zijn in een cursus willen we deze zeker nog opvullen. Als de cursus al volzet is, noteren we je inschrijving op een wachtlijst en als er plaatsen vrijkomen door annulaties, kan je alsnog aansluiten. Vaak is de vraag echter groter dan het aanbod dat we kunnen voorzien met de beschikbare middelen. Als je dan te laat inschrijft, loop je het risico niet meer deel te kunnen nemen.
|
Wat als ik ingeschreven ben voor een cursus maar niet aanwezig kan zijn?
Je moet ons altijd schriftelijk (per fax: 02 250 38 58 of e-mail: info@opleidingen.be) verwittigen als je niet aanwezig kan zijn en dit uiterlijk op de dag van de start van de opleiding.
Als je dit voor aanvang van de cursus al weet, vragen we je ons dit zo snel mogelijk te laten weten. Zo hebben wij nog de kans de vrijgekomen plaats aan iemand anders te geven.
Let op: Als wij geen schriftelijke annulatie ontvangen rekenen wij een administratieve kost aan van 10 euro per dag en per persoon. Deze regeling is bij de sociale werkplaatsen ook van toepassing voor cursussen die doorgaan op de werkvloer.
|
Waar vind ik meer info over de opleiding?
|
Naast de informatie die opgenomen is in de brochure, kan je ook nog terecht op onze website. Daar vind je per opleiding een fiche die nog meer achtergrondinformatie geeft over de werkwijze, de inhoud en de doelstelling van de cursus. Ook de data, uren, locaties, wegbeschrijving en eventuele bijzondere aandachtspunten vind je hierop terug.
|
|
|
|
